IL VIDEOVERBALE ( autogestito )

Il videoverbale non è la semplice  videoregistrazione  di una riunione, ma la sua indicizzazione, eventualmente accompagnata dalle trascrizioni letterali degli interventi dei partecipanti o dalle loro sintesi. Ciò rende possibile accedere direttamente a qualsiasi intervento semplicemente cliccando su un link. L'utilità di tale strumento è abbastanza evidente, tanto che molti organi istituzionali la utilizzano ( si veda per tutti http://webtv.camera.it ) essendosi dotati di apparati di videoregistrazione e facendo in molti casi gestire la parte di trascrizione a ditte specializzate come questa: www.magnetofono.it 

La buona notizia è che un videoverbale può essere facilmente realizzato a costo zero, senza l’intervento di personale specializzato, utilizzando smartphone o tablet e una particolare funzione di youtube che permette di raggiungere immediatamente il punto dove parla un certo relatore semplicemente cliccando su un link. ( qui un esempio  )

Data la vasta gamma di situazioni possibili, è difficile valutare quanto e in quali casi la realizzazione di un videoverbale può effettivamente rivelarsi utile ( tenendo conto che esistono anche altre metodologie di stesura di verbali condivisi )

Si può tuttavia pensare che, data la possibilità di linkare (e quindi di citare) direttamente i singoli interventi, l'uso del videoverbale possa essere particolamente utile per collegare le riunioni in presenza con prassi di comunicazione via internet.

Vediamo prima come registrare e poi come trasformare la registrazione in un videoverbale.

Registrare

Praticamente tutti i telefonini e i tablet hanno la possibilità di effettuare registrazioni audio e video di qualità e durata adeguate allo scopo. Ad esempio un videofonino economico con una scheda di memoria da 4 gigabyte può registrare, a seconda della qualità del video, da 3 ore e mezza a 15 ore. 

Ovviamente si può utilizzare anche una videocamera normale, è però da notare che la maggior parte delle videocamere non registrano in un formato ottimizzato per il caricamento in rete, rendendo così necessaria una transcodifica prima del caricamento in Internet.

Che si tratti di videofonino, tablet o videocamera, il dispositivo di registrazione può essere tenuto in mano da un altro partecipante alla riunione e passato via via ad altri, o (molto meglio) può essere montato su un supporto adeguato e posizionato di volta in volta davanti a chi ha la parola in quel momento ( in questo modo funge da "testimone" e facilita il lavoro del moderatore/facilitatore).

In commercio è possibile, ma non facile, trovare supporti da tavolo per videofonini o tablet abbastanza robusti da poter essere facilmente spostati da un oratore all'altro, la foto sotto mostra due supporti "da tavolo" facilmente realizzabili in casa ( più avanti spiego i dettagli costruttivi ) 

 Se si ha a disposizione un buon collegamento internet è anche possibile effettuare uno streaming, esistono numerosi servizi a pagamento e gratuiti ( si veda ad esempio qui ) ma se si vuole realizzare un vero videoverbale conviene utilizzare l'apposita funzione di you tube  per poter successivamente indicizzare il video.

Se non c'è un tavolo il dispositivo può essere tenuto su un treppiede al centro del circolo di sedie e puntato di volta in volta verso chi ha la parola. Esistono in commercio supporti per smartphone e tablet che si possono collegare a cavalletti fotografici o stativi per lampade. Se è disponibile si può usare un leggio per spartiti musicali. 

Accortezze per la registrazione: se l'ambiente è rumoroso bisogna tenere il dispositivo il più possibile vicino all'oratore di turno. Bisogna tener presente che, se nell'inquadratura vengono inclusi elementi molto luminosi, come lampade o finestre, il diaframma si chiuderà e i soggetti diventeranno molto scuri. Per questo motivo, se il locale prende luce da finestre, è consigliabile disporre i partecipanti in modo che nessuno abbia la luce alle spalle. Se il dispositivo lo consente, si può utilizzare l'esposizione manuale.

Bisogna anche fare attenzione che nelle opzioni di registrazione non sia inserito un limite alla durata della videoregistrazione. In ogni caso, prima di registrare una riunione è bene fare almeno una prova !!!

Condividere

Una volta finita la riunione il video può essere caricato su youtube.

You tube offre una funzione estremamente utile, ovvero la possibilità di puntare direttamente un punto specifico di un filmato semplicemente aggiungendo le coordinate temporali del punto che ci interessa.
Nella "descrizione del video" possiamo inserire, prima del nome di ogni intervenuto, il punto temporale dell'inizio nella forma mm:ss  o  h:mm:ss [più avanti è scritto come individuarlo] .  La pagina di youtube si presenterà come nella figura qui sotto, con i tempi evidenziati in celeste: cliccandovi sopra il video inizierà in quel punto.

È anche possibile inserire un link diretto a uno specifico punto di un video su youtube, cosa che ci permette di costruire un vero videoverbale.

Infatti se all'indirizzo del video (che si ricava cliccando sul pulsante "condividi" che si trova sotto a ogni video youtube) http://youtu.be/ZelEpAdkVlI si aggiungono i tre caratteri  ?t=  seguiti dall'indicazine del tempo in minuti e secondi (ad esempio " 57m38s " ) otterremo questo link " http://youtu.be/ZelEpAdkVlI?t=57m38s " che ci porterà direttamente al punto voluto.

In questo modo risulta molto semplice realizzare dei verbali come questo:

http://comitativeneto.altervista.org/wiki/index.php?title=Convegno_Padova_-_29_Novembre_2014#Videoregistrazioni_gruppo_TERRA

Un esempio pratico:

(ometto le istruzioni per caricare il video su YouTube, basta seguire le istruzioni sul sito. Ovviamente non conviene operare da una connessione a consumo, dato che si va a trasferire una mole considerevole di dati; inoltre, per caricare video più lunghi di 15 minuti il sistema vi chiederà - una volta per tutte - un numero di telefono)
 
La prima opeazione da fare è  individuare i punti di inizio di ogni intervento . Questo può essere fatto anche sul video già caricato su YouTube, facendo riferimento al "tempo dall'inizio"

 Tuttavia comandare con precisione l'avanzamento del video già on-line non è molto semplice, per cui questo lavoro conviene farlo sul file che si trova sul vostro computer.
 Qui sotto la schermata del diffuso programma di visualizzazione VLC ; per rendere più veloce e preciso il lavoro si può cliccare sulla finestrella della velocità che può essere aumentata o ridotta fino a quattro volte.

 Il lavoro viene molto agevolato se durante la riunione, oltre ovviamente al nome di chi interviene, qualcuno ha annotato, anche approssimativamente, il tempo dall'inizio della registrazione.
I tempi, per quanto già detto prima, vanno annotati nella forma ZhXmYs dove Z sono le ore, X i minuti e Y i secondi. I valori uguali a zero si omettono.

Si avrà quindi un elenco con questo aspetto:

27m2s  Giovanna Deppi (Cadore Acqua bene comune e PerAltreStrade) 
32m40s Giancarlo Cecchinato (M5Stelle)
34m57s Michele Boato 
45m50s Gianni Tamino 
50m37s Vincenzo ??? (Vr) 

a questo punto si incolla davanti a ogni indicazione di tempo l'indirizzo del video caricato su youtube seguito dai tre caratteri  ?t=  [ l'indirizzo del video lo si ottiene utilizzando il pulsante "condividi" mostrato nella foto precedente].

 https://youtu.be/mvQTkzQPK4U?t=27m2s  Giovanna Deppi (Cadore Acqua bene comune e PerAltreStrade) 
https://youtu.be/mvQTkzQPK4U?t=32m40s Giancarlo Cecchinato (M5Stelle)
https://youtu.be/mvQTkzQPK4U?t=34m57s Michele Boato 
https://youtu.be/mvQTkzQPK4U?t=45m50s Gianni Tamino 
https://youtu.be/mvQTkzQPK4U?t=50m37s Vincenzo ??? (Vr) 

e poi, utilizzando la funzione "link" presente ormai in qualsiasi text editor, si associa ad ogni nome il rispettivo indirizzo:

 

Giovanna Deppi (Cadore Acqua bene comune e PerAltreStrade)

Giancarlo Cecchinato (M5Stelle)

Michele Boato
Gianni Tamino
Vincenzo ??? (Vr)

A questo punto il documento può essere condiviso con i partecipanti alla riunione che possono correggere eventuali mancanze ( nell'esempio il cognome mancante di Vincenzo di Verona) e con chi provvederà a trascrivere e/o riassumere gli  interventi. 

Una volta completato il documento si pubblica dove si ritiene più opportuno.

Si può creare un indice anche direttamente nella pagina di youtube, come quello mostrato nell'immagine in testa a questa sezione. Comparirà cliccando su “mostra altro” nella casella di descrizione del video, ( potete provare qui: https://youtu.be/OsxVMgGpS18 )

Per realizzarlo è sufficiente, quando si carica il video - o anche dopo - digitare nella casella della descrizione del video, il tempo di ogni evento nella forma mm:ss , oppure hh:mm:ss se il video dura più di un'ora. You tube li riconoscerà come mark temporali e li evidenzierà in azzurro.

PER COSTRUIRE I SUPPORTI

Questo modello,  come si vede, permette di regolare l'inclinazione in modo da adeguare l'inquadratura in base all'altezza del tavolo . Consta di una striscia di cartone robusto lunga circa 120 cm opportunamente piegata. Sul davanti, per dare stabilità laterale ed eventuale appoggio a tablet grandi, sono incollati, sovrapposti, tre rettangli di cartone. Un elastico mantiene unite le due estremità a formare la base Qui sotto il supporto disteso con le misure che ho utilizzato.

dettaglio del fissaggio dello smartphone

  

supporto ripiegato per il trasporto.

 Se non si trova del cartone sufficientemente robusto lo si può realizzare incollando assieme più strati di cartone più leggero. 

L'altro modello è più veloce da realizzare, non richiede cartone di buona qualità, però è intrinsicamente più fragile. Gli strati di cartone che compongono la base sono tenuti insieme da elastici e, scorrendo uno sull'altro, permettono di regolare l'inclinazione delle due asticelle verticali ( in questo caso due ferri da calza )

e in caso di emergenza...

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